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Leitungs- und Koordinierungsstab

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Der Leitungs- und Koordinierungsstab (LuK-Stab) ist ein organisatorisch-administrativer Stab. Im THW stellt er die verwaltungstechnische Handlungsfähigkeit der THW-Struktur im Einsatzfall sicher. Der LuK-Stab ist das Gegenstück zur Einsatzleitung in der Einsatzstruktur.

Der LuK-Stab hat ausschließlich organisatorische und administrative Aufgaben. Er greift nicht in die Einsatzstruktur ein und nimmt keine operativ/taktischen Führungsaufgaben wahr.

Aufbau- und Ablauforganisation

Um auch den besonderen Herausforderungen im Einsatzfall gewachsen zu sein, ist eine besondere Aufbau- und Ablauforganisation notwendig. Diese wird durch die Aktivierung des LuK-Stabes realisiert. Er dient als Schnittstelle zwischen der THW- und der Einsatzstruktur. Er kann auf allen administrativen Ebenen (Ortsverband, Geschäftsstelle, Landesverband und Leitung) temporär eingerichtet werden. Dadurch versetzt sich die Bundesanstalt THW in die Lage alle notwendigen Leitungs- und Koordinierungsaufgaben während eines Einsatzes abzuarbeiten. Sind durch ein Schadensereignis/einsatzgeschehen mehr als eine Dienststelle betroffen, koordiniert die nächst höhere Ebene deren Einsatz. Hierbei wird im Speziellen darauf geachtet, dass dieser Stab in allen Ebenen durchgängig und kompatibel ist.

Maxime der Aufbauorganisation[1] Maxime der Ablauforganisation[1]
einfache Organisationsstrukturen Standardisierung von Arbeitsabläufen
durchgängige und flexible Organisation zusammengehörende Tätigkeiten in der Ablauforganisation können von einer Person wahrgenommen werden
Grundsatz kürzester Meldewege Doppelarbeit ist zu vermeiden
Arbeit muss quantitativ (Belastbarkeit) und qualitativ (Fähigkeit) richtig verteilt werden
Förderung von Delegation und Kommunikation Anwendung eines situationsbezogenen Führungsstils (Auftragstaktik hat Vorrang)
Trennung von Regeltätigkeit und Stabsfunktionen regelmäßige Kontrolle ist notwendig und Bestandteil des Führungsvorganges
eindeutige fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnisse optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Führungsmittel
rechtzeitige Anwendung der Stabsarbeit gute Ausbildung, regelmäßige Übung und Einsatzerfahrung sind unabdingbar
Beschränkung auf die in der jeweiligen Organisationsebene notwendigen Tätigkeiten

Der Aufbau des Luk-Stabes orientiert sich an der Dienstvorschrift 100 [2] (früher Kats-Dv 100, im THW DV 1-100). Auf allen Ebenen der THW-Struktur teilt sich der Stab in die Sachgebiete 1 - 6 auf. Diese arbeiten dem Leiter Stab zu und sind diesem für ihre Sachgebiete verantwortlich. Weiterhin können noch verschiedene Hilfskräfte wie Sichter, Einsatztagebuchführer, Lagekartenführer, Boten und Hilfspersonal z.b.V. sowie ggf. Personal zum Betreiben einer Fernmeldebetriebsstelle, u.w. eingesetzt werden.

Aufbau LuK-Stab
  • Sachgebiet 1: Personal/Innerer Dienst
  • Sachgebiet 2: Lage
  • Sachgebiet 3: Einsatz (Koordination)
  • Sachgebiet 4: Logistik (Haushaltsangelegenheiten)
  • Sachgebiet 5: einsatzbegleitende Öffentlichkeitsarbeit des THW
  • Sachgebiet 6: Telekommunikation
  • Fachberater: Bei speziellen Einsätzen mit Schwerpunkten z.B. Öl
  • Technische Berater

Die Sachgebiete des Leitungs- und Koordinierungsstab können einsatzbezogen besetzt werden. So können zum Beispiel einige Sachgebiete zusammen gefasst werden. Mögliche Kombinationen sind: Leiter Stab/S 3, S 2/S 3, S 3/S 6, S 1/S 4, S 2/S 5. Dabei ist jedoch immer darauf zu achten, daß die oben genannten Maximen berücksichtigt werden. generell sind die Sachgebiete stark miteinander vernetzt und lösen ihre Aufgaben meist in Teamarbeit. Je nach den örtlichen Gegebenheiten erfolgt die Arbeit des Luk-Stabes in gesonderten Räumen, welche mit EDV und Führungsmitteln ausgestattet sind. Damit die Arbeitsabläufe innerhalb des Stabes reibungslos verläuft werden die Vordrucke und Formulare aus dem Handbuch Führen des THW's oder dem (veralt.) THW-Doc verwendet. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass alle in den Stab eingehenden und vom Stab ausgehenden Informationen dokumentiert werden. Dazu ist ab Stufe 2 der 4-fach Nachrichtenvordruck zu verwenden. Dies dient auch zum späteren Nachvollziehen von Entscheidungsabläufen und zur Einsatzdokumentation.

Der LuK-Stab Ortsverband

Der Ortsverband ist im THW die Dienststelle dem alle Einheiten, sowie Teileinheiten, untergliedert sind. Er entsendet im Falle eines Einsatzauftrages die Einsatzkräfte und übernimmt maßgeblich die einsatzbetreuende Koordinierung ihrer Tätigkeiten. Vorgesetzter aller Helfer in der THW-Struktur ist der Ortsbeauftragten (OB). Ihm obliegen alle einsatzvorbereitenden/einsatzbegleitenden/einsatznachbereitenden Aufgaben. Auf örtlicher Ebene nehmen entweder der OB oder sein Stellvertreter Anforderungen an das THW entgegen. Aufgrund von diesen Anforderungen werden dann die THW-Einheiten des Ortsverbandes entsandt. Werden mehr Kapazitäten benötigt, wird eine Anforderung an die nächsthöhere Dienststelle gestellt um den Bedarf zu decken. Nach der Entsendung der Einheiten werden diese meist der Führungsstruktur des Bedarfsträgers (falls vorhanden) überstellt. Trotzdem hat der OB weiterhin die Fürsorgepflicht gegenüber seinen Helfern inne. Um dieser Verpflichtung und den Einsatzbegleitenden Aufgaben nach zu kommen bedient er sich seines OV-Stabes, welcher als LuK-Stab ihn im Einsatz unterstützt.

Aufbauorganisation

Struktur des Leitungs-und Koodinierungsstab Ortsverband

Der Struktur des Leitungs-und Koodinierungsstab Ortsverband lehnt sich an der generellen Struktur des LuK-Stabes an. Generell richtet sich die Aufbauorganisation nach dem Umfang der zu koordinierenden Aufgaben, der zu bewältigenden Lage und natürlich nach den personellen und materiellen Vorraussetzung des Ortsverbandes. Der LuK-Stab OV wird damit flexibel und lageangepasst besetzt. Das Personal dafür stellt der OV-Stab. Dieser kann aber auch durch weiteres geeignetes Personal erweitert werden. Da der Ortsbeauftragte im Einsatzfall der Ansprechpartner für die Gefahrenabwehrbehörden oder sonstige Bedarfsträger ist und nicht zum OV Stab gehört, leitet meist der stellv. Ortsbeauftragte im Auftrag des OB den LuK-Stab OV. Neben dem Verantwortlichen (dem Leiter Stab) sollte aufgrund des Verwaltungsaufwandes im Einsatz noch ein zweites Mitglied des OV-Stabes unterstützend tätig werden. Dies ermöglicht Arbeitsteilung, vermeidet Stress und erleichtert die Arbeitsabläufe. So ist es zum Beispiel ziemlich schwierig Maßnahmen zu koordinieren, gleichzeitig Informationen per Telefon zu erhalten und das Einsatztagebuch bzw. Formulare zu füllen.

Ablauforganisation

Um einen Einsatzauftrag bestmöglich umsetzen zu können müssen schon im Vorfeld alle möglichen und unmöglichen Situationen vorbereitet bzw. geplant werden. Der Ortsverband muß Vorbereitungen für den Einsatzfall treffen und Abläufe besprechen bzw. durch denken. Hierfür ist der OV-Stab zuständig. Er stellt Erreichbarkeitslisten, Materialübersichten, Verfügbarkeitsplanungen, usw., damit dies nicht während eines Einsatzes ad hoc passieren muß. Diese Vorbereitungen und Routinen erleichtern das Arbeiten/Koordinieren während die Einheiten außerhalb des Ortsverbandes tätig sind. Natürlich hängen diese Vorbereitungen stark mit den örtlichen Gegebenheiten zusammen und variieren je nach Ortsverband.

  • vorbereitende Organisation des OV-Stabes für die Wahrnehmung von Leitungs- und Koordinierungsaufgaben bei Einsätzen (Alarmierung, Einrichtung des Leitungs- und Koordinierungsstabes, Ausstattung, Personaleinteilung etc.)
  • Überprüfung der Funktionsfähigkeit des Alarmierungssystems (-organisation, -vorgang, -mittel)
  • Weiterleitung der Einsatzhandakte OV an die Geschäftsstelle
  • Weiterleitung von aktuellen Informationen über das Einsatzpotential an alle alarmberechtigten Stellen/Bedarfsträger,
  • Bereithalten von Kartenmaterial für den Geschäftsführerbereich
  • Vorhaltung von allgemeinem Informationsmaterial über den Standort und die Umgebung (Stadtpläne, Ortsbeschreibungen, Behördenführer etc.)
  • Erfassung von Fachleuten zur Beratung vor und während der Einsätze,
  • Orientierung über besonders einsatzträchtige Objekte und Gebiete in Rahmen einer Gefahrenanalyse und vorbereitenden Einsatzplanung,
  • Orientierung über Ver- und Entsorgungssysteme und -anlagen
  • Meldewege und Meldesysteme erkunden und erproben
  • Versorgungsmöglichkeiten mit ergänzendem Material, Geräten und Fahrzeugen erfassen und erproben,
  • Verpflegung für einen ersten Zeitraum von 6-8 Stunden vorhalten
  • ständige Einsatzfähigkeit der Einheiten/Teileinheiten des OV sicherstellen
  • ständige Einsatzfähigkeit von Sondergeräten sicherstellen
  • ständige Einsatzfähigkeit der persönlichen Ausstattung sicherstellen,
  • vorsorglicher Bau von Behelfsgeräten und Einsatzmitteln (z.B.: Tonnensteg, Sandsack-Füllgerät, Abstützsystem etc.)
  • Durchführung realitätsnaher Übungen, Probealarme etc.,
  • regelmäßige Überprüfung aller vorgenannten Maßnahmen.

(Auflistung übernommen [3])

Die Aufgaben des Luk-Stabes während eines Einsatzes sind genauso komplex, wie die der Einsatzvorbereitung (und Nachbereitung). Sie lassen sich aber kürzer zusammen fassen:

  • Einrichten und Betreiben des LuK–Stab OV
    • Feststellen und Dokumentieren der eigenen Lage
    • Erstellen von Lagemeldungen an die Geschäftsstelle
    • Führen des Einsatztagebuches
    • Führen von ergänzenden Übersichten (zur besseren Koordnination während der Arbeit des LuK-Stabes)
    • Umsetzen von Anforderungen der Geschäftsstelle für überregionale Einsatze.

Organisation des LuK-Stabes des OV im Einsatz

Wie schon im Abschnitt Aufbauorganisation erwähnt unterteilt sich der Leitungs- und Koordinierungsstab in verschiedene Sachgebiete. Diese können je nach Art und Umfang des Einsatzauftrages von einer oderer mehreren Personen wahrgenommen werden. Grundsätzlich ist zu sagen, daß je komplexer die Lage wird auch der LuK-Stab immer komplexer wird. An dieser Stelle soll ein Überblick über die einzelnen Aufgaben der Sachgebiete in diesem speziellen Stab gegeben werden. Die nachfolgende Tabelle orientiert sich stark an der maßgeblichen DV 1-120, als Leitwerk für den LuK-Stab.

Funktion Aufgabenbereich Anmerkungen
Leiter Stab
  • Verantwortung im Rahmen seiner Zuständigkeit
    • Verantwortung für den Einsatz
    • Sicherung des Einsatzerfolges
    • Kontrolle im Rahmen der gegebenen Aufträge
  • Wahrnehmung von Leitungs- und Koordinierungsaufgaben
    • Verbindung zu THW-internen und externen Stellen aufnehmen und halten
    • Anforderungen von Bedarfsträgern umsetzen
    • Festlegung von Prioritäten bei nicht zeitgerechter Verfügbarkeit von THW-Einheiten/Teileinheiten in Absprache mit den Anforderern
    • Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern anderer Behörden, Organisationen und Dritten
Er ist der Kopf des Stabes und steuert dessen Arbeiten.
Sachgebietes 1 (S1)
Personal/Innerer Dienst/psychosoziale Unterstützung
  • Bereitstellen der Einsatzkräfte
    • Anforderung/Bereitstellung von Einheiten
    • Durchführung und Überwachung von Alarmierungsmaßnahmen
    • Reservenbildung/Ablösung
    • Kontrolle der Personallage
    • Führen der Einsatzstatistik
    • Organisation/Planung der Zuführung der Einheiten
    • Einrichten, Betreiben von Meldeköpfen/Bereitstellungsräumen in der THW-Struktur
    • Information der Arbeitgeber über einsatzbedingte Abwesenheit von Helfern/innen
    • Information der zuständigen Katastrophenschutzbehörde über die Entsendung von THW Einheiten zu überörtlichen bzw. überregionalen Einsatz
  • Führung des Inneren Stabsdienstes
    • Sicherstellung des Geschäftsablaufes/der Personaleinteilung/des Schichtplanes
    • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des LuK-Stabes
    • Sicherstellung der Ausstattung des Stabsraumes
    • Versorgung des Stabes
    • Koordination des Hilfs- und Unterstützungspersonals
  • Veranlassung/Koordination der psychosozialen Unterstützung
    • Feststellung des Bedarfs
    • Koordination der einsatzbegleitenden Maßnahmen
    • Koordination/Vorplanung der Nachsorge
Der Verwaltungsmann im Stab: Er hat alle wichtigen Listen zum Einsatz, Personal und den Erreichbarkeiten und fertigt einen Großteil der Formulare.
Sachgebiet 2 (S2)
Lage
  • Erkundung der Lage
    • Beschaffung von Informationen
    • Auswertung von Informationen
    • Erarbeiten der für den OV relevanten Lage
  • Darstellung der Lage
    • Führen der für den OV relevanten Lage
    • Absetzen von Lagemeldungen an die GSt
    • Vorbereitung von Lagevorträgen
  • Dokumentation der Lage
    • Führen des Einsatztagebuches
  • Information
    • nach innen in den Stab
    • nach außen in die THW- und Einsatzstruktur
Hier wird der Überblick über die Einsatzlage bewahrt und alle Informationen zusammengeführt und anschaulich aufbereitet. Weiterhin werden hier alle Informationen und Entscheidungen dokumentiert.
Sachgebiet 3 (S3)
Koordination/Einsatz
  • Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben
    • Beurteilung der Lage unter OV-relevanten Aspekten
    • Vorbereitung von Entschlüssen
    • Umsetzung und Erteilung von Aufträgen an die Einheiten/Teileinheiten des OV
    • Entsendung eines Fachberaters zur Einsatzleitung des Bedarfsträgers
    • Hält Verbindung zum Bedarfsträger
    • Durchführung von Lagebesprechungen
  • Vertretung des Leiter Stab
Das ist die Exekutive (Ausführende) im Stab. Hier werden maßgeblich Entscheidungen vorbereitet und umgesetzt.
Sachgebiet 4 (S4)
Logistik
  • Planung und Koordination logistischer Maßnahmen
    • Umsetzung der Anforderungen aus der Einsatzstruktur
    • Anforderung/Organisation weiterer Einsatzmittel
    • Bereitstellung von Verbrauchsgütern
    • Sicherstellung des Ersatzes für die persönliche Ausstattung
    • Koordinierung der rückwärtigen Versorgung (Logistikstützpunkte etc.)
    • Dokumentation
  • Quartierbeschaffung für Einsatzkräfte
    • Planung/Koordination der Unterbringung im Auftrag der Einsatzstruktur
    • Betreuung der überörtlich/-regionalen Einheiten/Teileinheiten im Zuständigkeitsbereich
  • Abwicklung von Beschaffungs- und Haushaltsangelegenheiten
    • unmittelbare Erfassung kostenrelevanter Maßnahmen
Essen, Treibstoff oder Sanitäranlagen; hier wird alles organisiert, was der Helfer im Einsatz braucht.
Sachgebiete 5 (S5)
Öffentlichkeitsarbeit
werden auf Ortsverbandsebene nicht besetzt
Sachgebiete 6 (S6)
Telekommunikation
werden auf Ortsverbandsebene nicht besetzt

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Einzelnachweise

  1. 1,0 1,1 Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (2009): DV 1 – 120 Grundlagen der Aufbau- und Ablauforganisation bei Einsätzen innerhalb der THW-Struktur, 5 - 6
  2. Ständige Konferenz für Katastrophenvorsorge und Katastrophenschutz (2003): Führung und Leitung im Einsatz. Vorschlag einer Dienstvorschrift , 13 - 14
  3. Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (2009): DV 1 – 120 Grundlagen der Aufbau- und Ablauforganisation bei Einsätzen innerhalb der THW-Struktur, 16